Comment garantir la mention obligatoire sur votre bulletin de paie ?

Le bulletin de paie est un document légal, qui contient toutes les informations essentielles qu’un salarié doit recevoir de son employeur. La loi du 4 mai 2018 impose que le bulletin de paie soit établi chaque mois. Dans ce guide, découvrez quelles informations doivent figurer sur votre bulletin de paie et comment éviter de commettre une erreur ou une omission lors de son émission.

Les mentions obligatoires relatives à l’employeur

Toutes les informations relatives à l’employeur doivent clairement figurer sur le bulletin de paie. Celles-ci comprennent : son nom, son numéro d’identification, le cas échéant (par exemple, un numéro d’enregistrement ou un numéro d’identification de l’employeur). À cela, s’ajoute également le numéro d’identification de l’employé.

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Les mentions obligatoires afférentes au salarié

En effet, vu qu’il s’agit d’un bulletin de paie, l’identité du salarié doit également être renseignée. Sur ledit bulletin, les informations suivantes doivent apparaître: le nom de l’employé, son adresse, sa date de naissance et sa nationalité.

Vous pouvez également inclure des informations supplémentaires relatives à un employé. Il s’agit entre autres du sexe de l’employé (si cela est pertinent pour un emploi ou un poste spécifique), le nombre d’années de travail et la description du poste.

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Les mentions obligatoires concernant le salaire

La prochaine information obligatoire que doit contenir votre fiche de paie est celle concernant le salaire. Ces informations comprennent :

• Le montant net de votre salaire, qui est calculé sur la base du montant brut moins les cotisations de sécurité sociale et autres déductions ;
• Le montant brut de votre salaire, qui est calculé sur la base des cotisations d’impôt sur le revenu qui vous sont dues, mais qui n’ont pas encore été prélevées sur votre compte ;
• Les cotisations de sécurité sociale (comme les fonds de pension) et les autres déductions comme les frais de garde d’enfants ou les primes d’assurance maladie.

Les mentions obligatoires à propos des cotisations sociales

Chaque salarié doit être soumis à des cotisations sociales. Ces dernières permettent de couvrir et d’assurer des besoins inattendus. Elles sont regroupées en 5 grands groupes à savoir : la santé, les accidents de travail, la retraite, la famille et l’assurance chômage. Toutefois, il est important de rappeler que c’est le montant brut des cotisations sociales qui apparaît sur le bulletin de paie.

Les mentions obligatoires concernant les versements et retenues

Les versements et retenues sont les avantages dont profite ou bénéficie le salarié. Les informations relatives à ces versements et retenues sont :

• nom du payeur, de la personne recevant le paiement, ou du type d’entreprise ;
• date du paiement ;
• type de paiement (salaire, cotisation de sécurité sociale), montant payé, montant net après déduction fiscale ;
• numéro de sécurité sociale (SSN) ou numéro de protection des invalides (IEN).

Quelles sont les informations à ne pas mentionner sur un bulletin de paie ?

Il existe certains types d’informations que vous ne pouvez pas faire figurer sur la fiche de paie, même si elles étaient utiles par ailleurs. Il s’agit notamment de la religion de l’employé, ses opinions politiques ou son appartenance à un syndicat. À cela, s’ajoute la race ou l’origine ethnique de l’employé.

Par ailleurs, toute information sur la santé de l’employé (par exemple, le statut VIH d’une personne) ne doit pas figurer sur un bulletin de paie. Cela peut se faire à moins qu’il ne soit exigé par la loi pour déterminer si une personne peut faire son travail de manière sûre et efficace.

Quelles sanctions pour l’employeur en cas d’informations inexactes ?

L’employeur est responsable de l’exactitude de la fiche de paie. Il est également responsable de toute erreur, omission ou fraude sur le bulletin de salaire. L’employé a le droit de recevoir le montant exact de son salaire en totalité et en temps voulu.

Le contrat de travail ou tout autre document similaire peut contenir une clause stipulant qu’un employé ne sera pas payé s’il démissionne de son emploi. Toutefois, cela ne signifie pas que l’employé ne peut pas réclamer les salaires qui lui sont dus au moment du licenciement (qu’il ait été volontaire ou non).