Pourquoi conserver une copie numérique de vos documents personnels ?

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Quelque part dans votre maison, vous gardez surement certains papiers comme le certificat de naissance, la carte de sécurité sociale, le permis de conduire, etc. Normal! Ce sont des documents importants pour mener votre activité professionnelle, voyager, prouver votre état civil…

Aujourd’hui, conserver une copie supplémentaire en format numérique des documents personnels est très courant.

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Si vous doutez de l’efficacité de cette méthode, ces 5 raisons devraient vous amener à suivre la tendance.

1.   Faire une copie numérique des documents personnels pour gagner en temps et en argent

Dorénavant, plus besoin de parcourir des dizaines de mètres avant d’atteindre le tiroir dans lequel se trouvent vos documents personnels. Vous pouvez aussi économiser le temps consacré à la recherche d’un papier dans une forêt de dossiers.

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Conserver une copie numérique de chacun de vos documents personnels vous évite les tracas, puisque tout est accessible en quelques clics.

Photocopier certains documents en plusieurs exemplaires, pour les déposer dans des endroits stratégiques de la maison ou du bureau, peut aussi être coûteux. Imaginez que vous devez dupliquer 1 document pour une vingtaine d’endroits. Bien évidemment, avec un seul papier à photocopier, vous ne réalisez vraiment pas ce que cela vous coûte. Mais sur une année, l’écart est trop important pour ne pas être remarqué.

Vous pouvez conserver une copie numérique de vos documents personnels dans un seul fichier, puis les dupliquer au besoin. Une bonne astuce consiste ensuite à utiliser l’outil d’Adobe pour diviser les PDF, et les consulter de manière individuelle. Cela vous permet de gagner en temps et en argent grâce aux nouvelles technologies.

2.   Multiplier les accès à un même document grâce à la copie numérique

Bien qu’il s’agisse de documents critiques, vos proches (partenaires ou enfants) peuvent parfois avoir besoin de les consulter. Lorsque ces pièces n’existent qu’en version papier, cela limite leur accessibilité.

Votre partenaire conjugal ou vos descendants ne connaissent peut être pas l’endroit précis où vous les avez déposés. Ils sont dès lors contraints de fouiller et de mettre votre bureau sens dessus dessous. S’ils doivent absolument consulter le document en question, cela peut leur prendre un temps considérable.

En réalisant une copie numérique des documents personnels de votre famille et en les stockant sur un serveur, vous simplifiez leur accessibilité.

3.   Préserver les documents personnels des intempéries grâce au format digital

L’autre avantage majeur de disposer d’une copie numérique de vos documents est la sécurité et la pérennité. Que ce soit à la maison ou en entreprise, vous n’êtes pas à l’abri des intempéries.

A titre d’exemple, certains feux échappent à tout contrôle malgré la présence de systèmes de sécurité d’incendie. Lorsque cela arrive, les chances que vous perdiez des biens matériels, y compris vos documents personnels, sont malheureusement grandes.

D’autres caprices de la nature comme les tornades ou les averses peuvent également les emporter. Au-delà des catastrophes, les risques mineurs d’aménagement ou de déménagement entraînent aussi souvent la perte de précieux papiers personnels.

Sur le Cloud, via des solutions comme Dropbox, Google Drive, etc., vous pouvez conserver une copie numérique de vos documents critiques. Ainsi, vous les mettez en sécurité et contribuez par la même occasion à leur pérennité.

4.   Conserver une copie numérique des documents critiques pour les consulter en tout lieu

La possibilité de consulter vos papiers personnels en tout lieu, indépendamment de l’heure, est un autre avantage de la documentation numérique.

Grâce à cette solution digitale, vous pouvez accéder à vos documents personnels depuis le canapé de votre salon ou votre lieu de vacances. Une connexion réseau sécurisée et un matériel informatique (ordinateur, tablette, smartphone) suffisent pour y arriver.

Dorénavant, plus besoin de trimballer votre sac de dossiers personnels avec vous. La copie numérique et le stockage de vos documents sur le cloud vous permet de les consulter n’importe où, au moindre besoin.

Cette flexibilité est encore plus importante chez ceux qui doivent parcourir plusieurs bureaux au quotidien, ou qui sont toujours entre deux avions.

La copie digitale de vos documents personnels vous permet par ailleurs de conserver l’historique des éventuelles modifications apportées. C’est une opération difficile lorsque vous ne fonctionnez qu’avec la documentation papier.

5.   Consulter des informations ciblées dans les documents personnels grâce au numérique

Lire tout le contenu d’un document personnel n’est pas forcément l’objectif lorsque vous décidez de le parcourir. Parfois, la consultation vise à vérifier une phrase, un groupe de mots, un chiffre ou une donnée.

Avec la documentation papier, vous êtes obligé de parcourir une partie ou tout le dossier avant de trouver l’information que vous recherchez. Cela peut être assez compliqué lorsque vous ne vous souvenez plus du titre du document personnel en question.

En optant pour la copie numérique du papier, vous retrouvez très vite des informations ciblées grâce à la recherche par mot clé. Contrairement à la documentation papier, c’est une solution rapide, qui facilite la consultation de vos documents personnels.

Conclusion

Pour résumer, conserver une copie numérique de vos documents personnels est aujourd’hui une nécessité.

Cette solution vous permet de gagner en temps, de retrouver aisément ce que vous recherchez et de mettre en sûreté vos papiers importants.

Vous pouvez aussi les rendre accessibles à différentes personnes en même temps.

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